Журнал занятий

Электронный журнал занятий для репетитора

Чтобы вспомнить, какие уроки состоялись и как они связаны с оплатами, недостаточно списка встреч. Журнал занятий помогает хранить историю работы с каждым учеником и не восстанавливать её по сообщениям в конце месяца.

Начать бесплатно Как это работает

TutorMind сейчас доступен бесплатно на этапе раннего доступа.

Проблема

Был ли урок — и учли ли вы его стоимость?

В расписании осталась запись на среду, но занятие могли отменить. В чате есть сообщение об оплате, но непонятно, за какие уроки она внесена. Когда источники расходятся, приходится разбираться по памяти.

Если данные ученика лежат в заметках, будущие уроки — в календаре, а проведённые — в таблице, даже простой вопрос о количестве занятий требует нескольких проверок.

Журнал учёта занятий нужен, чтобы отличать план от факта и быстро находить историю конкретного ученика. Его ценность — в актуальных записях, а не в количестве заполненных колонок.

Что должно быть в журнале занятий репетитора?

Этого набора достаточно, чтобы ответить на три вопроса: с кем был урок, состоялся ли он и какова его стоимость. Он пригодится и для таблицы, и для работы в сервисе.

Ученик и предмет: Кому принадлежит запись и по какому предмету прошло занятие. При похожих именах используйте полное имя.
Дата, время и длительность: Когда запланирован урок и сколько он длится. Так проще восстановить последовательность занятий.
Статус занятия: Разделяйте запланированные, проведённые и отменённые уроки. Прошедшая дата сама по себе не означает, что урок состоялся.
Стоимость и валюта: Сохраняйте стоимость конкретного занятия: она может отличаться от обычной цены ученика.
Оплаты и баланс: Учитывайте платежи отдельно от уроков: одна предоплата может покрывать несколько занятий, а один урок — оплачиваться частями.
Домашнее задание: Привязывайте задание к уроку, чтобы не искать его в переписке и понимать, к какому занятию оно относится.

Не смешивайте статус урока с отметкой об оплате. «Проведён» описывает занятие, а полученный платёж относится к финансовой истории. Подробнее — в руководстве по учёту оплат учеников.

Как помогает TutorMind

Ученик, история уроков и финансы связаны

В TutorMind можно вести учеников, планировать занятия в календаре и открывать список уроков в карточке ученика. Фильтры помогают найти проведённые, отменённые занятия и уроки без отметки.

После урока вы отмечаете его как проведённый: стоимость учитывается в балансе. Полученные платежи вносятся отдельно, а финансовую информацию можно посмотреть у того же ученика.

Так журнал репетитора онлайн становится частью ежедневной работы: вы обновляете запись после занятия, а не заново собираете историю в конце недели.

✓

Карточки учеников

Основные данные ученика, его занятия и финансовая информация доступны в одной системе.

✓

Расписание рядом с историей

Планируйте уроки в календаре и смотрите занятия конкретного ученика в его карточке.

✓

Проведённые и отменённые уроки

В списке занятий есть фильтры по статусу: можно отдельно открыть проведённые уроки или занятия без отметки.

✓

Учёт стоимости занятий

После отметки «Проведено» стоимость урока учитывается в балансе ученика.

✓

Финансовая история

Фиксируйте полученные оплаты и проверяйте баланс, чтобы сопоставлять деньги и занятия.

✓

Задания к урокам

Сохраняйте домашнее задание в занятии. Ученик сможет посмотреть его по персональной ссылке.

Организовать занятия в TutorMind

Внутри TutorMind

Как найти урок, который вы провели на прошлой неделе

Откройте карточку ученика и выберите в списке занятий фильтр «Проведённые». Если нужного урока нет, проверьте список «Без отметки»: возможно, занятие прошло, но вы ещё не обновили его статус. Затем сверьте финансовую историю ученика.

Неделя индивидуальных и групповых занятийПример на учебных данных

Вторник

16:00 · Анна · 60 мин

18:00 · Группа B1 · 90 мин

Среда

17:00 · Михаил · 60 мин

Четверг

16:00 · Анна · 60 мин

18:00 · Группа B1 · 90 мин

Посмотреть интерактивное демо

Практический пример

12 учеников: как организовать учёт занятий и ничего не потерять?

Если каждый занимается дважды в неделю, это 24 запланированных урока. Часть из них может быть отменена или перенесена. Поэтому сверяйте проведённые занятия, а не только число событий в календаре.

Например, ученик внёс 160 BYN, а стоимость урока — 40 BYN. После трёх проведённых занятий остаток предоплаты составит 40 BYN, если других начислений и платежей не было. Четвёртый запланированный урок ещё не равен проведённому.

Рабочий порядок на неделю

Создайте 12 карточек учеников. Для каждого задайте предмет и обычную стоимость урока.
Настройте регулярные занятия, а разовые уроки добавьте отдельно.
После каждого урока обновите статус. Если занятие не состоялось, не отмечайте его проведённым.
При получении денег внесите оплату ученика, даже если она покрывает несколько будущих занятий.
В конце недели проверьте уроки без отметки и сверьте балансы. Так пропущенные записи не накопятся к концу месяца.

Начало работы

Начните журнал с ближайшей учебной недели

1
Добавьте текущих учеников
Начните с тех, кто занимается сейчас. Укажите предмет и обычную стоимость урока.
2
Запланируйте занятия
Создайте разовые уроки или регулярное расписание. Каждое занятие будет связано с учеником.
3
Обновляйте записи после урока
Отмечайте проведённые занятия, сохраняйте задания и отдельно вносите полученные оплаты.

FAQ

Частые вопросы

Зачем вести журнал, если расписание уже есть в календаре?

Календарь отвечает на вопрос, когда запланирован урок. Журнал помогает понять, состоялся ли он, сколько стоил и как связан с оплатами. Поэтому важно отмечать результат занятия, а не считать все события прошедшей недели проведёнными.

Можно ли посмотреть только проведённые занятия ученика?

Да. В карточке ученика есть список занятий с фильтром «Проведённые». Также можно посмотреть ближайшие, отменённые уроки и занятия без отметки.

Когда стоимость урока учитывается в балансе?

После отметки занятия как проведённого. Полученную от ученика оплату нужно внести отдельно: факт проведения урока и факт получения денег — разные записи.

Нужна ли отдельная таблица оплат для журнала?

В TutorMind занятия и финансовые данные связаны с учеником, поэтому их можно вести в одном сервисе. Если вы используете таблицу, храните платежи отдельно от строк занятий, чтобы не записать одну предоплату несколько раз.

Полезные страницы